Os critérios para escolha de um software de gestão vão muito além da quantidade de funcionalidades ou do preço apresentado pelo fornecedor. Antes de contratar uma plataforma, é importante avaliar se ela atende aos processos da empresa, facilita a rotina das equipes, permite integração com outras ferramentas e consegue acompanhar o crescimento da operação.
Uma escolha inadequada pode gerar custos, baixa adesão dos usuários e manutenção de controles paralelos. Por outro lado, uma solução alinhada às necessidades reais do negócio pode contribuir para organizar processos, centralizar informações e melhorar a tomada de decisões.
O que é um software de gestão?
Um software de gestão é uma solução tecnológica desenvolvida para organizar processos, informações e atividades de uma empresa em um ambiente estruturado. Dependendo da solução, pode reunir recursos para gestão de projetos, equipes, documentos, contratos, tarefas, processos, informações financeiras e indicadores.
Em vez de depender de diferentes planilhas, arquivos e ferramentas desconectadas, a empresa pode utilizar uma plataforma para centralizar informações e facilitar o acompanhamento das operações.
Entretanto, nem todo software de gestão atende às mesmas necessidades. Por isso, a escolha deve começar pelo entendimento dos processos que a empresa precisa controlar e dos problemas que pretende resolver.
Quais necessidades o software precisa atender?
Antes de comparar fornecedores, o primeiro passo é identificar quais problemas a empresa espera solucionar com a tecnologia.
Faça um levantamento dos principais processos e procure identificar:
- quais atividades ainda são controladas manualmente;
- onde existem informações duplicadas;
- quais processos dependem de planilhas;
- onde ocorrem atrasos ou retrabalhos;
- quais informações são difíceis de localizar;
- quais áreas precisam compartilhar dados;
- quais indicadores são importantes para a gestão.
Esse diagnóstico ajuda a evitar um erro comum: escolher primeiro a ferramenta e somente depois tentar descobrir como utilizá-la.
O caminho mais seguro é fazer o contrário. Primeiro, identifique as necessidades da empresa. Depois, procure uma solução capaz de atendê-las.
Quais critérios para escolha de um software de gestão devem ser considerados?
Depois de entender as necessidades da empresa, é possível estabelecer os principais critérios para escolher um software de gestão.
Entre os aspectos que merecem avaliação estão:
- aderência aos processos da empresa;
- facilidade de uso;
- integração com outras ferramentas;
- escalabilidade;
- mobilidade e acessibilidade;
- segurança das informações;
- suporte e implantação;
- custo total de utilização.
A importância de cada critério pode variar conforme o tamanho da empresa, o número de usuários, a complexidade da operação e o tipo de processo que será controlado.
O software atende aos processos da empresa?
Um dos critérios mais importantes é verificar se o software realmente se adapta aos processos que a empresa precisa controlar.
Uma plataforma pode apresentar dezenas de funcionalidades e ainda assim não solucionar os problemas da operação. Quando isso acontece, os usuários continuam utilizando planilhas, documentos ou outras ferramentas paralelas.
Durante uma demonstração, procure avaliar situações reais do negócio. Em vez de observar somente uma apresentação genérica das funcionalidades, solicite ao fornecedor que mostre como o sistema trataria processos que fazem parte da rotina da empresa.
Quanto maior a aderência entre a ferramenta e os processos existentes, menor tende a ser a necessidade de controles paralelos.
O sistema é fácil de usar pelas equipes?
A usabilidade influencia diretamente a adoção de qualquer software de gestão. Uma plataforma tecnicamente completa pode gerar pouco resultado se as equipes tiverem dificuldade para utilizá-la.
Durante a avaliação, observe se:
- a navegação é intuitiva;
- as informações são fáceis de localizar;
- as tarefas podem ser realizadas sem etapas desnecessárias;
- os usuários conseguem compreender os principais recursos;
- a interface funciona adequadamente nos dispositivos utilizados pela equipe.
Também é importante considerar o processo de implantação e treinamento. Quanto mais simples for a utilização cotidiana, maiores são as chances de o sistema ser incorporado efetivamente à rotina.
Quais integrações o software oferece?
Uma empresa raramente utiliza apenas uma ferramenta para administrar todas as suas operações. Por isso, a capacidade de integração deve fazer parte dos critérios para escolher um software de gestão.
Dependendo da operação, pode ser necessário integrar informações com sistemas financeiros, ERPs, ferramentas de análise de dados, armazenamento em nuvem, plataformas de comunicação ou outros recursos utilizados pela empresa.
Mais importante do que simplesmente verificar a existência de integrações é entender como os dados circulam entre os sistemas.
Uma integração adequada pode reduzir lançamentos duplicados, diminuir erros de transcrição e facilitar o acesso às informações necessárias para a tomada de decisão.
O software consegue acompanhar o crescimento da empresa?
A escolha de um software também deve considerar as necessidades futuras da empresa.
Uma solução que atende bem a uma operação pequena pode apresentar limitações quando o número de usuários, projetos, clientes ou processos aumenta. Por isso, avalie se a plataforma consegue acompanhar a evolução do negócio sem exigir uma substituição completa da tecnologia.
Entre os pontos que podem ser analisados estão:
- quantidade de usuários suportados;
- número de projetos ou operações administrados;
- possibilidade de adicionar novos módulos;
- capacidade de integração;
- estrutura para armazenamento de informações;
- possibilidade de expansão para novas equipes ou unidades.
O objetivo é evitar que uma decisão tomada hoje se transforme em uma limitação operacional no futuro.
A equipe consegue acessar o sistema onde o trabalho acontece?
Para empresas que possuem equipes externas, projetos distribuídos ou operações realizadas fora do escritório, a mobilidade pode ser um critério decisivo.
O acesso por computadores, tablets ou smartphones permite que determinadas informações sejam registradas diretamente no local em que as atividades acontecem.
Isso reduz a necessidade de anotações intermediárias e posterior transcrição para o sistema, tornando o fluxo de informações mais rápido e diminuindo o risco de perda de dados.
Em operações de engenharia e construção, por exemplo, essa característica ganha ainda mais importância porque parte significativa das informações é gerada durante a execução dos trabalhos. Para entender como a tecnologia pode aproximar as equipes de campo e escritório, veja também o conteúdo da Workemp sobre comunicação entre campo e escritório.
Como avaliar a segurança das informações?
A segurança deve fazer parte da avaliação desde o início, principalmente quando o software armazenará documentos, informações de clientes, contratos, registros operacionais ou dados pessoais.
Entre os pontos que podem ser avaliados estão:
- controle de acesso por usuário;
- permissões diferentes conforme funções ou responsabilidades;
- proteção das informações armazenadas;
- procedimentos de backup e recuperação;
- políticas de segurança do fornecedor;
- gestão de acessos de usuários que deixam a empresa ou o projeto.
Também é importante compreender as responsabilidades do fornecedor e da própria empresa na proteção das informações. Segurança não depende exclusivamente da tecnologia: políticas internas, configuração dos acessos e comportamento dos usuários também fazem parte desse processo.
Como referência complementar, a ANPD disponibiliza um guia orientativo sobre segurança da informação, com medidas e boas práticas relacionadas à proteção de dados pessoais.
Como avaliar implantação e suporte?
O relacionamento com o fornecedor não termina depois da contratação. A implantação, o treinamento e o suporte podem influenciar diretamente a experiência dos usuários e o aproveitamento da plataforma.
Antes de contratar, procure entender:
- como funciona a implantação;
- se existe treinamento inicial;
- quais canais de suporte estão disponíveis;
- quais são os horários de atendimento;
- como são tratados problemas críticos;
- se existe documentação ou base de conhecimento;
- como são realizadas atualizações da plataforma.
Esse cuidado ajuda a identificar possíveis dificuldades antes que elas se transformem em problemas durante a operação.
Como avaliar o custo de um software de gestão?
O preço da licença é apenas uma parte do custo de uma solução de gestão. Para realizar uma comparação adequada, é importante considerar o custo total de utilização da plataforma.
Dependendo do fornecedor, podem existir custos relacionados a:
- implantação;
- treinamento;
- migração de dados;
- usuários adicionais;
- armazenamento;
- integrações;
- suporte especializado;
- customizações.
Também é importante avaliar o retorno esperado. Uma ferramenta aparentemente mais barata pode gerar custos indiretos se não atender aos processos da empresa, exigir controles paralelos ou demandar muito tempo das equipes.
Por isso, a análise deve considerar não apenas quanto custa o software, mas também quanto ele pode contribuir para reduzir desperdícios, retrabalho e atividades manuais.
Como testar um software antes de contratar?
Uma demonstração comercial é útil, mas não deve ser o único critério para tomar uma decisão.
Sempre que possível, utilize situações próximas da realidade da empresa durante a avaliação. Teste processos que realmente serão executados pelos usuários e observe quanto esforço é necessário para realizar cada tarefa.
Algumas perguntas podem ajudar:
- O usuário consegue realizar a tarefa sem auxílio constante?
- As informações necessárias são fáceis de encontrar?
- O processo exige digitação duplicada?
- É possível acompanhar o histórico das informações?
- Os gestores conseguem visualizar os indicadores necessários?
- A equipe externa consegue utilizar a solução adequadamente?
- O sistema elimina ou apenas substitui os controles paralelos?
Essa avaliação prática é especialmente importante porque uma plataforma pode apresentar uma grande quantidade de recursos e, ainda assim, não se encaixar na rotina da empresa.
Como comparar diferentes softwares de gestão?
Depois de definir os critérios, uma matriz de avaliação pode ajudar a comparar diferentes fornecedores de maneira mais objetiva.
| Critério | Pergunta principal | O que observar |
|---|---|---|
| Aderência | O sistema atende aos processos da empresa? | Necessidade de controles paralelos |
| Usabilidade | A equipe consegue utilizar facilmente? | Curva de aprendizado e facilidade de navegação |
| Integração | Conecta-se às ferramentas existentes? | Integrações disponíveis e fluxo de dados |
| Escalabilidade | Acompanha o crescimento da operação? | Usuários, projetos e expansão |
| Mobilidade | Pode ser utilizado onde a operação acontece? | Computadores, tablets e smartphones |
| Segurança | Como as informações são protegidas? | Permissões, acessos e controles |
| Suporte | Existe apoio adequado após a contratação? | Implantação, treinamento e atendimento |
| Custo total | Quanto custa manter a solução? | Licença, implantação, usuários e recursos adicionais |
Atribuir pesos diferentes aos critérios também pode ajudar. Uma empresa que precisa controlar equipes externas, por exemplo, pode considerar mobilidade mais importante do que uma organização cuja operação ocorre integralmente no escritório.
Checklist para escolher um software de gestão
Antes de tomar a decisão, utilize este checklist para verificar se os principais pontos foram avaliados:
- ☐ As necessidades da empresa foram identificadas?
- ☐ Os principais problemas que o software deverá resolver estão claros?
- ☐ A plataforma atende aos processos atuais?
- ☐ A equipe considera o sistema fácil de utilizar?
- ☐ As integrações necessárias estão disponíveis?
- ☐ A solução consegue acompanhar o crescimento da empresa?
- ☐ O acesso por dispositivos móveis atende à operação?
- ☐ Os mecanismos de segurança foram avaliados?
- ☐ O processo de implantação foi esclarecido?
- ☐ As condições de suporte foram verificadas?
- ☐ O custo total foi considerado?
- ☐ A plataforma foi testada com situações próximas da realidade?
Quanto mais desses pontos forem respondidos antes da contratação, menor tende a ser a dependência de suposições durante a escolha.
Como a Workemp se encaixa nesses critérios?
Os mesmos critérios apresentados neste artigo podem ser utilizados para avaliar qualquer plataforma de gestão, inclusive soluções direcionadas a empresas de engenharia e construção civil.
A Workemp reúne recursos para gestão de projetos, processos, equipes, documentos e atividades em uma plataforma online. Entre os recursos disponíveis estão controle de projetos, atividades, checklists, vistorias, atas de reunião, controle de fases e acompanhamento das entregas.
Na avaliação de uma solução, entretanto, mais importante do que simplesmente contar funcionalidades é verificar como esses recursos se encaixam nos processos reais da empresa. Por isso, a gestão de projetos da Workemp pode ser analisada a partir dos mesmos critérios apresentados neste guia.
Para empresas da construção civil, esses critérios podem ser complementados por uma análise das necessidades próprias da operação de obras, como mobilidade, gestão documental, acompanhamento de equipes, indicadores e integração entre campo e escritório. Nesse caso, vale consultar o conteúdo sobre software de gestão para construção civil.
Perguntas frequentes sobre escolha de software de gestão
Qual é o principal critério para escolher um software de gestão?
O principal ponto é a aderência às necessidades reais da empresa. Antes de comparar funcionalidades ou preços, é importante entender quais processos precisam ser organizados, quais problemas devem ser resolvidos e como a equipe utilizará a plataforma no dia a dia.
Devo escolher o software com maior quantidade de funcionalidades?
Não necessariamente. A quantidade de funcionalidades não garante que a solução seja adequada. O mais importante é verificar se os recursos disponíveis atendem aos processos da empresa e se podem ser utilizados de maneira efetiva pelas equipes.
O preço deve ser o principal fator na escolha?
Não. O preço deve ser analisado junto com implantação, suporte, treinamento, integrações, usuários e outros custos relacionados à operação. Também é importante considerar o impacto da solução sobre produtividade, retrabalho e organização dos processos.
É importante testar o software antes de contratar?
Sim. Sempre que possível, é recomendável testar processos próximos da realidade da empresa. Isso permite avaliar a facilidade de uso, a aderência aos fluxos de trabalho e possíveis limitações que podem não aparecer em uma demonstração comercial.
Um software de gestão precisa ser integrado a outros sistemas?
Depende da operação. Empresas que utilizam diferentes sistemas podem se beneficiar de integrações que evitem lançamentos duplicados e facilitem o compartilhamento de informações. A necessidade deve ser avaliada de acordo com os processos e ferramentas já utilizados.
Conclusão
Escolher um software de gestão é uma decisão que deve partir das necessidades da empresa e não apenas das funcionalidades apresentadas por um fornecedor. Os principais critérios para escolher um software de gestão envolvem aderência aos processos, usabilidade, integração, escalabilidade, mobilidade, segurança, suporte e custo total.
Uma avaliação estruturada também ajuda a identificar se a plataforma realmente será incorporada à rotina das equipes ou se continuará existindo uma dependência de planilhas e controles paralelos.
Quanto mais próxima a solução estiver dos processos reais da empresa, maior será a possibilidade de transformar a tecnologia em uma ferramenta efetiva de organização, produtividade e tomada de decisão.
Para empresas que atuam especificamente com engenharia e construção civil, esses critérios podem ser complementados por uma análise das necessidades próprias da operação de obras, como mobilidade, gestão documental, acompanhamento de equipes, indicadores e integração entre campo e escritório.